Di dunia UMKM, beli barang dulu lalu bayar nanti adalah praktik yang sangat umum. Supplier kasih tempo 1-2 minggu, barang sudah bisa dijual duluan, dan omzet pun jalan. Praktis? Tentu. Tapi kalau pencatatannya asal-asalan, Anda bisa lupa punya utang — dan itu bahaya besar buat kesehatan keuangan bisnis.
Nah, di artikel ini kita akan bahas tuntas cara mencatat pembelian barang dagang secara kredit di Jurnalkas. Mulai dari konsep akuntansi dasarnya, step-by-step entry, sampai jebakan-jebakan yang sering bikin catatan keuangan berantakan.
1. Konsep Akuntansi: Apa Itu Pembelian Kredit?
Pembelian kredit adalah transaksi di mana Anda membeli barang dagang dari supplier, tapi pembayarannya dilakukan di kemudian hari sesuai kesepakatan. Dalam akuntansi modern (metode perpetual), transaksi ini melibatkan dua akun utama:
- Persediaan (Debit) — akun ASET yang mencatat nilai barang yang Anda beli. Bukan akun beban! Karena barang tersebut masih dimiliki bisnis Anda dan akan menghasilkan uang saat dijual. Nilainya belum "hilang" — ia hanya berubah bentuk dari utang menjadi barang.
- Utang Usaha (Kredit) — akun LIABILITAS yang mencatat kewajiban Anda kepada supplier. Akun ini bertambah di sisi kredit karena merupakan kewajiban yang harus dibayar.
Jurnal pembelian kredit (metode perpetual):
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Persediaan (1-1150) | Rp 5.000.000 | — |
| Utang Usaha (2-2101) | — | Rp 5.000.000 |
Catatan penting: Jurnalkas menggunakan metode perpetual, bukan metode periodic. Artinya, pembelian barang langsung dicatat ke akun Persediaan (aset), bukan ke akun "Pembelian" (beban). Beban baru diakui saat barang dijual, dalam bentuk Harga Pokok Penjualan (HPP). Ini lebih akurat karena nilai persediaan selalu update real-time.
Kenapa penting dicatat dengan benar? Karena pembelian kredit memengaruhi dua hal sekaligus: stok barang yang siap dijual dan kewajiban yang harus dibayar. Kalau salah catat, laporan neraca (utang usaha) dan laporan posisi keuangan bisa meleset jauh dari kondisi sebenarnya.
2. Step-by-Step Entry di Jurnalkas
Berikut langkah-langkah mencatat pembelian kredit di Jurnalkas. Siapkan detail transaksi Anda: tanggal, nama supplier, daftar barang, jumlah, dan harga.
Langkah 1: Buka Menu Pembelian → Faktur Pembelian
Dari dashboard Jurnalkas, klik menu Pembelian di sidebar, lalu pilih Faktur Pembelian. Klik tombol + Tambah Faktur. Ini adalah satu-satunya tempat untuk mencatat pembelian — baik tunai maupun kredit.
Langkah 2: Isi Detail Supplier dan Tanggal
Lengkapi field berikut:
- Supplier/Pemasok — pilih dari daftar kontak yang sudah ada, atau tambahkan baru. Jurnalkas akan otomatis mengisi Term Pembayaran default dari data supplier jika sudah diset sebelumnya.
- Tanggal Transaksi — tanggal barang diterima, bukan tanggal bayar nanti
- Term Pembayaran (hari) — isi jumlah hari sampai jatuh tempo, misal 30. Jurnalkas akan otomatis menghitung tanggal jatuh tempo berdasarkan tanggal transaksi + term pembayaran.
- Jatuh Tempo — tanggal kapan utang harus dilunasi. Field ini auto-calculate, tapi bisa juga di-edit manual.
- Nomor Referensi — bisa diisi nomor faktur/invoice dari supplier (opsional tapi sangat disarankan)
Tidak ada pilihan "Tunai/Kredit" di form. Semua Faktur Pembelian otomatis mencatat Utang Usaha saat dikonfirmasi. Term Pembayaran 0 = bayar hari ini (tunai), Term 30 = bayar 30 hari lagi (kredit). Perbedaan tunai vs kredit hanya di kapan Anda mencatat pembayarannya.
Langkah 3: Tambahkan Daftar Barang
Tambahkan item per item: pilih barang dari daftar yang sudah terdaftar di sistem (atau isi free-text untuk barang baru), masukkan kuantitas dan harga satuan. Jurnalkas akan otomatis menghitung subtotal per item dan total keseluruhan.
Kalau ada PPN, sistem akan otomatis menghitung berdasarkan pengaturan PPN bisnis Anda (aktif/non-aktif dan rate).
Langkah 4: Simpan dan Konfirmasi
Klik Simpan untuk menyimpan sebagai draft. Lalu klik Konfirmasi (Cetak/Kirim) untuk mengeksekusi transaksi. Saat dikonfirmasi, status berubah dari "Draft" menjadi "Tercatat".
Apa yang Terjadi Setelah Dikonfirmasi?
Jurnalkas secara otomatis akan membuat jurnal:
- Debit: Persediaan (per item, sesuai akun COA yang diset di Barang & Jasa — misal 1-1150 untuk barang dagang, 1-1105 untuk bahan habis pakai, 1-1200 untuk aset tetap)
- Debit: PPN Masukan (jika PPN aktif)
- Kredit: Utang Usaha sebesar total transaksi + PPN
Selain jurnal, Jurnalkas juga otomatis:
- Menambahkan stok barang di inventory (jika item terdaftar di sistem)
- Menampilkan utang ini di laporan Hutang Usaha dan Neraca
- Menampilkan tanggal jatuh tempo di daftar hutang untuk tracking
3. Cara Melunasi Utang Pembelian Kredit
Saat jatuh tempo tiba dan Anda siap membayar supplier, jangan gunakan menu Pengeluaran Kas. Gunakan Pembayaran Pemasok dari dalam modul Pembelian.
Langkah 1: Buka Faktur Pembelian yang Belum Lunas
Masuk ke menu Pembelian → Pembayaran Pemasok, atau buka Faktur Pembelian yang masih berstatus "Tercatat" (belum lunas). Klik tombol Buat Pembayaran.
Langkah 2: Isi Detail Pembayaran
- Tanggal Pembayaran — tanggal uang keluar
- Akun Kas/Bank — pilih dari mana uang dibayar: Kas Tunai, Bank BCA, Bank Mandiri, dll. Setiap akun Kas/Bank sudah terhubung ke COA masing-masing.
- Jumlah Dibayar — isi nominal pembayaran. Bisa sebagian (partial payment) atau lunas penuh.
Langkah 3: Simpan dan Konfirmasi
Klik Simpan lalu Konfirmasi. Jurnalkas akan membuat jurnal pelunasan:
| Akun | Debit | Kredit |
|---|---|---|
| Utang Usaha (2-2101) | Rp 5.000.000 | — |
| Kas/Bank (1-1100) | — | Rp 5.000.000 |
Status Faktur Pembelian otomatis berubah dari "Tercatat" menjadi "Lunas" (Dibayar).
4. Common Mistakes — 4 Kesalahan yang Sering Terjadi
❌ Salah #1: Mencatat Pembelian lewat Menu Pengeluaran Kas
Beberapa pemilik usaha mencatat pembelian via menu Pengeluaran Kas dengan kategori "Pembelian" karena dianggap lebih cepat. Padahal, menu Pengeluaran Kas adalah untuk pencatatan biaya operasional (seperti gaji, sewa, listrik), bukan untuk transaksi pembelian barang.
Solusi: Selalu gunakan Faktur Pembelian di modul Pembelian untuk mencatat pembelian barang. Dengan Faktur Pembelian, stok otomatis bertambah, utang ter-track per supplier, dan jurnal perpetual (D Persediaan, C Utang) dibuat otomatis.
❌ Salah #2: Lupa Mengisi Term Pembayaran & Jatuh Tempo
Tanpa term pembayaran dan tanggal jatuh tempo, Anda bisa kelewatan bayar utang. Supplier kecewa, hubungan bisnis rusak, dan bisa-bisa Anda kena denda keterlambatan.
Solusi: Isi field Term Pembayaran (hari) setiap kali mencatat pembelian kredit. Jurnalkas akan otomatis menghitung tanggal jatuh tempo. Anda bisa melihat daftar utang yang mendekati jatuh tempo di laporan Hutang Usaha.
❌ Salah #3: Tidak Memisahkan per Supplier
Semua pembelian kredit dicatat ke satu akun "Utang Usaha" tanpa dirinci per supplier. Saat mau bayar, bingung sendiri: "Ini utang ke supplier A atau B, ya?"
Solusi: Jurnalkas memungkinkan Anda memilih supplier spesifik di setiap Faktur Pembelian. Manfaatkan fitur ini. Nanti di laporan Hutang Usaha, Anda bisa melihat rincian utang per supplier.
❌ Salah #4: Mencatat di Tanggal Bayar, Bukan Tanggal Terima Barang
Barang datang tanggal 5, baru dicatat tanggal 20 pas bayar. Ini membuat laporan stok dan pembelian tidak akurat selama 15 hari — stok belum naik padahal barang sudah di gudang.
Solusi: Catat pembelian kredit di tanggal barang diterima, bukan tanggal pembayaran. Untuk pelunasan nanti, gunakan Pembayaran Pemasok secara terpisah di tanggal uang benar-benar keluar.
5. Penutup: Catat yang Benar, Bisnis Lebih Tenang
Mencatat pembelian kredit dengan benar bukan cuma soal "tertib administrasi." Ini tentang kendali penuh atas keuangan bisnis Anda. Dengan catatan yang akurat, Anda tahu persis:
- Berapa total utang ke supplier
- Kapan jatuh tempo masing-masing
- Apakah stok barang sesuai dengan pembelian
- Bagaimana pengaruhnya ke laporan posisi keuangan (neraca)
Semua itu bisa Anda dapatkan dengan mudah di Jurnalkas — tanpa perlu pusing hafal rumus debit-kredit. Cukup buat Faktur Pembelian, isi term pembayaran, konfirmasi — dan sistem yang membuat jurnalnya.
Belum punya akun Jurnalkas? Daftar gratis sekarang di jurnalkas.id dan mulai catat pembelian kredit Anda dengan rapi hari ini juga. 🚀